Umowa najmu okazjonalnego: wzór PDF do pobrania i jak go wypełnić

Przygotowaliśmy kompletny wzór umowy najmu okazjonalnego wraz z szablonami trzech wymaganych załączników: pobierz wzór umowy najmu okazjonalnego (PDF). Wzór zawiera dziesięć paragrafów obejmujących strony, przedmiot najmu, czas oznaczony, czynsz i opłaty, kaucję, obowiązki stron, zasady wypowiedzenia, klauzulę o zgłoszeniu do urzędu skarbowego oraz numerowaną listę załączników z miejscami na podpisy.

Ważne zastrzeżenie: to wzór poglądowy. Dostosuj go do swojej sytuacji — innego zestawu opłat, innego terminu płatności, innych ustaleń co do zwierząt czy drobnych napraw. Żaden uniwersalny szablon nie przewidzi wszystkich okoliczności konkretnego najmu, a w razie wątpliwości co do pojedynczej klauzuli skonsultuj dokument z prawnikiem lub notariuszem przed podpisaniem. Koszt takiej konsultacji jest nieporównywalnie niższy niż koszt sporu wynikającego z błędnego zapisu.

Jeżeli dopiero porównujesz rodzaje umów i nie masz pewności, czy najem okazjonalny jest dla Ciebie, zacznij od porównania w artykule najem okazjonalny a instytucjonalny, a ogólny wzór klasycznej umowy najmu znajdziesz w artykule o wzorze umowy najmu. Pełną procedurę zawarcia najmu okazjonalnego — dokumenty, wizytę u notariusza, terminy — opisaliśmy krok po kroku w osobnym poradniku o podpisywaniu umowy najmu okazjonalnego.

Najem okazjonalny reguluje art. 19a ustawy z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Umowę może zawrzeć jako wynajmujący wyłącznie osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali, a sama umowa musi być zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat (art. 19a ust. 1). Umowa na czas nieokreślony nigdy nie będzie najmem okazjonalnym — to najczęstszy błąd w szablonach krążących po internecie.

Umowa oraz każda jej zmiana wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 19a ust. 6). W treści muszą znaleźć się standardowe elementy umowy najmu: oznaczenie stron, dokładny opis lokalu, wysokość czynszu i zasady jego płatności, katalog opłat niezależnych od wynajmującego, wysokość kaucji oraz okres obowiązywania. Podwyższenie czynszu jest możliwe wyłącznie zgodnie z warunkami określonymi w umowie (art. 19c ust. 1) — dlatego wzór zawiera klauzulę waloryzacyjną, którą trzeba świadomie wypełnić albo wykreślić.

Kaucja zabezpieczająca w najmie okazjonalnym nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu obowiązującego w dniu zawarcia umowy (art. 19a ust. 4). Rynkowo standardem pozostaje jedna, rzadziej dwie stawki czynszu — szczegóły rozliczania i zwrotu opisaliśmy w artykule o kaucji za wynajem mieszkania. Wysokość kaucji wpisujesz we wzorze zarówno liczbowo, jak i słownie, żeby uniknąć sporów o omyłkę pisarską.

Pierwszy załącznik to oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia i wydania lokalu — obowiązkowo w formie aktu notarialnego (art. 19a ust. 2 pkt 1). Tego dokumentu nie da się „wypełnić" z wzoru: sporządza go notariusz w kancelarii, w obecności najemcy. Nasz PDF zawiera szablon treści, który możesz przekazać notariuszowi jako punkt wyjścia, ale moc prawną ma wyłącznie akt notarialny. Zwykłe pisemne oświadczenie, nawet z poświadczonym podpisem, nie spełnia wymogu ustawy.

Drugi załącznik to wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu (art. 19a ust. 2 pkt 2). W praktyce to adres mieszkania rodziców lub innego krewnego. Trzeci załącznik to oświadczenie właściciela tego lokalu zastępczego (lub osoby posiadającej do niego tytuł prawny) o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących (art. 19a ust. 2 pkt 3) — na żądanie wynajmującego z podpisem notarialnie poświadczonym.

Jeżeli najemca utraci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu, ma 21 dni na wskazanie nowego lokalu i doręczenie nowego oświadczenia jego właściciela (art. 19a ust. 3). Warto o tym pamiętać przy dłuższych umowach: zgoda babci wystawiona trzy lata temu może stać się nieaktualna, a brak nowego wskazania w terminie otwiera wynajmującemu drogę do wypowiedzenia umowy z zachowaniem co najmniej siedmiodniowego okresu wypowiedzenia.

W komparycji (nagłówku) wzoru wpisujesz datę i miejsce zawarcia umowy oraz pełne dane stron: imiona i nazwiska, adresy zamieszkania, numery PESEL i serie dokumentów tożsamości. Wynajmujący dodatkowo oświadcza we wzorze, że jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali — bez tego warunku podmiotowego umowa nie może być najmem okazjonalnym. Jeżeli lokal ma współwłaścicieli, wszyscy powinni być stroną umowy albo udzielić pisemnej zgody.

W paragrafie o przedmiocie najmu opisujesz lokal jednoznacznie: adres, kondygnacja, powierzchnia, liczba pokoi, numer księgi wieczystej oraz tytuł prawny wynajmującego (własność, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu). Wzór przewiduje też wzmiankę o protokole zdawczo-odbiorczym jako załączniku — spisanie stanu liczników, wyposażenia i usterek w dniu wydania kluczy opisaliśmy szczegółowo w poradniku o protokole zdawczo-odbiorczym.

Czas trwania umowy wpisujesz jako konkretne daty „od–do". Najbezpieczniejszy rynkowo model to 12 miesięcy z możliwością przedłużenia aneksem — pamiętaj, że każdy aneks również wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. W paragrafie o czynszu podajesz kwotę miesięczną (liczbowo i słownie), termin płatności, numer rachunku bankowego oraz rozdzielasz czynsz od opłat niezależnych od wynajmującego: mediów rozliczanych według liczników i opłat administracyjnych. Nieprecyzyjne rozdzielenie czynszu i opłat to jedno z najczęstszych źródeł sporów przy rozliczeniu.

W paragrafie o kaucji wpisujesz kwotę (pamiętając o ustawowym limicie sześciokrotności czynszu), termin wpłaty — najpóźniej przy wydaniu lokalu — oraz zasady zwrotu: kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu udokumentowanych należności wynajmującego. Katalog dopuszczalnych potrąceń warto doprecyzować w umowie; praktyczne scenariusze zatrzymania i zwrotu kaucji opisaliśmy w artykule o kaucji przy wynajmie.

Paragraf o obowiązkach stron rozdziela odpowiedzialność: wynajmujący wydaje lokal w stanie przydatnym do umówionego użytku i odpowiada za poważne awarie instalacji, najemca używa lokalu zgodnie z przeznaczeniem, wykonuje drobne naprawy bieżące i nie podnajmuje lokalu bez pisemnej zgody wynajmującego. Wzór zawiera też pola na ustalenia dodatkowe — zwierzęta, palenie, liczba osób zamieszkujących — które wypełniasz albo wykreślasz zgodnie z ustaleniami.

W części o wypowiedzeniu wzór odsyła do przypadków przewidzianych w ustawie o ochronie praw lokatorów (m.in. zwłoka z zapłatą czynszu za trzy pełne okresy płatności mimo pisemnego wezwania, używanie lokalu w sposób sprzeczny z umową) oraz do trybu z art. 19d: po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy wynajmujący doręcza najemcy pisemne żądanie opróżnienia lokalu z podpisem urzędowo poświadczonym, wyznaczając termin nie krótszy niż 7 dni. Ostatnie paragrafy to klauzula o zgłoszeniu umowy do urzędu skarbowego, forma pisemna zmian, liczba egzemplarzy i numerowana lista załączników — sprawdź przed podpisaniem, że wszystkie trzy oświadczenia i protokół rzeczywiście istnieją i są kompletne.

Sam wzór umowy jest bezpłatny — koszty generuje notariusz. Ustawa limituje wynagrodzenie notariusza za ogół czynności przy sporządzeniu oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji do jednej dziesiątej minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 19a ust. 7 ustawy o ochronie praw lokatorów). W praktyce oznacza to kilkaset złotych — kancelarie najczęściej wyceniają ten akt w przedziale 200–400 zł brutto, do czego dochodzą opłaty za wypisy (kilkanaście złotych za każdy).

Jeżeli wynajmujący żąda, aby zgoda właściciela lokalu zastępczego miała podpis notarialnie poświadczony, dochodzi koszt poświadczenia podpisu — zwykle kilkadziesiąt złotych. Warto uzgodnić przed wizytą w kancelarii, kto ponosi które koszty: rynkowym standardem jest, że za akt notarialny płaci najemca, ale to praktyka, nie wymóg ustawowy, i strony mogą umówić się inaczej. Ustalenie warto wpisać do umowy.

Kosztem pośrednim bywa czas: umówienie wizyty w kancelarii i zebranie zgody właściciela lokalu zastępczego potrafi zająć od kilku dni do dwóch tygodni, zwłaszcza gdy rodzina najemcy mieszka w innym mieście. Planując datę rozpoczęcia najmu, zostaw na formalności realny bufor — szczegółowy harmonogram całej procedury znajdziesz w poradniku o podpisywaniu umowy najmu okazjonalnego krok po kroku.

Podpisana umowa z kompletem załączników to dopiero połowa procedury. Wynajmujący musi zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na swoje miejsce zamieszkania w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu (art. 19b ust. 1 ustawy). To warunek skuteczności całego reżimu okazjonalnego: bez terminowego zgłoszenia umowa działa jak zwykły najem, a akt notarialny i lokal zastępczy tracą praktyczne znaczenie.

Termin biegnie od dnia rozpoczęcia najmu — czyli od wydania lokalu lub daty wskazanej w umowie jako początek najmu — a nie od dnia podpisania dokumentów. Na żądanie najemcy wynajmujący ma obowiązek przedstawić potwierdzenie zgłoszenia (art. 19b ust. 2); wzór zawiera odpowiednią klauzulę informacyjną, dzięki której obie strony wiedzą, czego mogą od siebie oczekiwać.

Sposoby złożenia zgłoszenia (osobiście, listem poleconym, przez ePUAP), wymaganą treść pisma i konsekwencje spóźnienia opisaliśmy szczegółowo w artykule o zgłoszeniu umowy najmu w urzędzie skarbowym. Praktyczna rada: ustaw przypomnienie w kalendarzu na dzień wydania kluczy — zgłoszenie złożone tydzień przed terminem kosztuje pięć minut, a jego brak potrafi kosztować miesiące postępowania sądowego.

Błąd pierwszy: czas nieokreślony. Szablony „uniwersalne" często zostawiają pole „na czas nieokreślony/określony" do wyboru — w najmie okazjonalnym wybór jest tylko jeden, czas oznaczony do 10 lat. Błąd drugi: zastąpienie aktu notarialnego zwykłym pisemnym oświadczeniem najemcy. Taki dokument nie ma mocy tytułu egzekucyjnego i cała konstrukcja przestaje działać. Błąd trzeci: kaucja powyżej sześciokrotności czynszu — zapis w części przekraczającej limit jest bezskuteczny i niepotrzebnie osłabia zaufanie między stronami.

Błąd czwarty: fikcyjny lokal zastępczy. Wpisanie adresu, pod którym najemca nie ma realnej możliwości zamieszkania, albo zgody podpisanej przez osobę bez tytułu prawnego do lokalu, naraża obie strony — wynajmującego na problemy przy egzekucji, najemcę na zarzut poświadczenia nieprawdy. Błąd piąty: brak aktualizacji po zmianach. Nowy czynsz, nowy najemca w lokalu, cofnięta zgoda właściciela lokalu zastępczego — każda z tych zmian wymaga pisemnego aneksu albo nowego oświadczenia, a nie ustnych ustaleń.

Błąd szósty, najbardziej kosztowny: pominięcie zgłoszenia do urzędu skarbowego albo złożenie go po terminie. Wreszcie błąd siódmy: kopiowanie wzoru bez czytania. Klauzule o waloryzacji, potrąceniach z kaucji czy dodatkowych opłatach trzeba świadomie wypełnić lub wykreślić — na co zwracać uwagę przy analizie poszczególnych zapisów, opisaliśmy w artykule umowa najmu: na co zwrócić uwagę.

Ten artykuł oraz udostępniony wzór mają charakter informacyjny i poglądowy — nie stanowią porady prawnej. Stan prawny opisano według brzmienia ustawy z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz.U. 2001 Nr 71 poz. 733 z późn. zm.) oraz Kodeksu cywilnego, na dzień publikacji. Przed podpisaniem umowy dostosuj wzór do swojej sytuacji, a w razie wątpliwości skonsultuj dokument z prawnikiem specjalizującym się w prawie nieruchomości lub notariuszem.