Najem okazjonalny: jak podpisać umowę krok po kroku

Najem okazjonalny wymaga skompletowania większego pakietu dokumentów niż najem zwykły. Po stronie wynajmującego standardem są: dowód tożsamości, dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu (akt notarialny zakupu, wypis z księgi wieczystej, postanowienie o nabyciu spadku) oraz numer rachunku bankowego do wpłat czynszu. Jeżeli mieszkanie ma kilku współwłaścicieli, potrzebna jest pisemna zgoda pozostałych na wynajem — bez tej zgody umowa może być kwestionowana przez współwłaścicieli, a w skrajnym przypadku unieważniona.

Po stronie najemcy: dowód tożsamości, dane do umowy oraz — to kluczowe — wskazanie lokalu zastępczego, w którym będzie mógł zamieszkać po wykonaniu egzekucji opróżnienia. Lokal zastępczy musi być realny, czyli najemca musi mieć tytuł do zamieszkania w nim (najczęściej dom rodziców lub innego krewnego) i właściciel tego lokalu musi wyrazić pisemną zgodę na przyjęcie najemcy. W praktyce to ten element najczęściej blokuje podpisanie umowy — nie każdy najemca ma rodzinę gotową udostępnić takie oświadczenie, zwłaszcza migranci wewnętrzni, osoby samotne lub po rozwodzie.

Trzeci element to projekt umowy najmu okazjonalnego. Umowa musi być pisemna pod rygorem nieważności (art. 19a ust. 6 ustawy) i powinna zawierać: dane stron, dokładny opis lokalu, czas trwania najmu (umowa zawierana jest na czas oznaczony, nie dłużej niż 10 lat — art. 19a ust. 1), wysokość czynszu i opłat, zasady waloryzacji, kaucję (maksymalnie sześciokrotność miesięcznego czynszu — art. 19a ust. 4), zasady wypowiedzenia oraz odwołanie do załączników notarialnych. Wzór umowy warto przygotować z wyprzedzeniem i przesłać najemcy mailem do akceptacji przed wizytą u notariusza — pozwala to uniknąć negocjowania klauzul w kancelarii.

Warto też w pakiecie mieć przygotowany protokół zdawczo-odbiorczy z miejscami na stany liczników i listę wyposażenia, oraz numerowany komplet kluczy. Im więcej formalności załatwisz przed dniem przekazania lokalu, tym mniejsza szansa, że któryś krok zostanie pominięty w pośpiechu.

Sercem najmu okazjonalnego jest oświadczenie najemcy złożone w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się on dobrowolnie egzekucji obowiązku opróżnienia i wydania lokalu w terminie wskazanym przez wynajmującego po wygaśnięciu umowy (art. 19a ust. 2 pkt 1 ustawy). To akt notarialny, nie pisemne oświadczenie z poświadczonym podpisem — różnica jest istotna i nieprawidłowo sporządzony dokument unieważnia status okazjonalny.

Drugim elementem aktu jest wskazanie lokalu zastępczego z imieniem, nazwiskiem właściciela tego lokalu i jego pisemną zgodą na zamieszkanie najemcy po opróżnieniu lokalu wynajmowanego (art. 19a ust. 2 pkt 2 i 3 ustawy). Najczęściej wynajmujący wymaga, żeby zgoda właściciela lokalu zastępczego również była z poświadczonym podpisem, choć ustawa wymaga jedynie formy pisemnej.

Notariusz odbiera oświadczenie w obecności najemcy, weryfikuje tożsamość, sporządza akt i wydaje wypis. Oryginał zostaje w kancelarii. Wypis aktu notarialnego trafia do wynajmującego jako załącznik do umowy najmu i jest niezbędny do późniejszego wszczęcia egzekucji bez postępowania sądowego.

Lokal zastępczy to ten, do którego najemca przeniesie się po wygaśnięciu umowy, jeżeli nie opróżni lokalu wynajmowanego dobrowolnie. Ustawa nie definiuje sztywno standardu tego lokalu — w praktyce jest to mieszkanie rodziców, krewnych lub znajomych najemcy. Lokal nie musi być pusty ani nadawać się do natychmiastowego zasiedlenia w dniu podpisania umowy; istotne jest, żeby był realnie dostępny w razie egzekucji.

Właściciel lokalu zastępczego składa pisemne oświadczenie o zgodzie na przyjęcie najemcy (i osób z nim zamieszkujących) po wygaśnięciu umowy najmu okazjonalnego. Oświadczenie powinno zawierać dane właściciela, adres lokalu, dane najemcy oraz wyraźną zgodę. Najczęściej wynajmujący żąda, żeby podpis pod oświadczeniem był notarialnie poświadczony — to praktyka rynkowa, choć sama ustawa nie wymusza poświadczenia podpisu.

Jeżeli właściciel lokalu zastępczego cofnie zgodę w trakcie trwania najmu, najemca ma 21 dni na wskazanie nowego lokalu i przedstawienie nowej zgody (art. 19a ust. 3 ustawy). Brak nowego lokalu w tym terminie daje wynajmującemu prawo do wypowiedzenia umowy z siedmiodniowym terminem. To jeden z głównych powodów, dla których wynajmujący tak rygorystycznie sprawdzają realność lokalu zastępczego na etapie podpisywania.

Wizyta u notariusza przy najmie okazjonalnym to zwykle 30–60 minut. Notariusz weryfikuje tożsamość najemcy (i właściciela lokalu zastępczego, jeżeli jego podpis ma być poświadczony), odczytuje treść aktu, odbiera oświadczenia i wydaje wypis. Najemca może umówić wizytę samodzielnie lub razem z wynajmującym; ten drugi wariant przyspiesza koordynację, bo wynajmujący od razu otrzymuje wypis.

Taksa notarialna dla aktu o poddaniu się egzekucji w najmie okazjonalnym wynika z rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. W praktyce kancelarie pobierają 200–400 zł brutto za sam akt; do tego dochodzi VAT, opłaty za wypisy (kilkanaście zł za każdy) i ewentualne poświadczenie podpisu pod zgodą właściciela lokalu zastępczego (30–80 zł).

Standardowo koszt aktu notarialnego pokrywa najemca — to praktyka rynkowa, nie wymóg ustawowy. Strony mogą umówić się inaczej i podzielić koszt po połowie lub przerzucić go na wynajmującego. Niezależnie od ustaleń, warto zapisać to w umowie najmu, żeby nie wracać do tematu po wizycie u notariusza.

Umowa najmu okazjonalnego, oprócz typowych elementów umowy najmu, musi zawierać kilka specyficznych zapisów wynikających z art. 19a ustawy. Po pierwsze: czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat. Umowa na czas nieokreślony nie może być najmem okazjonalnym — to powtarzający się błąd we wzorach z internetu, który dyskwalifikuje cały reżim szczególny. Jeżeli zależy Ci na elastyczności, ustaw umowę na 12 miesięcy z możliwością przedłużenia aneksem — taki model jest zgodny z ustawą i daje obu stronom przewidywalność.

Po drugie: wysokość kaucji, która w najmie okazjonalnym nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu (art. 19a ust. 4 ustawy). To istotnie wyższy limit niż w najmie zwykłym (dwunastokrotność po stronie ochrony lokatorskiej działa inaczej), ale rynkowo i tak najczęściej spotyka się 1–2 miesięczne stawki. Wyższa kaucja jest sygnałem, że wynajmujący widzi podwyższone ryzyko (drogie wyposażenie, wątpliwości co do wiarygodności najemcy) i nie zawsze dobrze wpływa na atrakcyjność oferty.

Po trzecie: powołanie się w treści umowy na załączniki — wypis aktu notarialnego z oświadczeniem najemcy oraz pisemną zgodę właściciela lokalu zastępczego. Dobre wzory umowy najmu okazjonalnego mają osobną sekcję „Załączniki" z numerowaną listą i wzmiankę, że stanowią one integralną część umowy. Wzór do pobrania (z odnośnikami do KC i ustawy o ochronie praw lokatorów) znajdziesz w naszym artykule o wzorze umowy najmu.

Czwarty element, często pomijany: zapis dotyczący zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego. Sama umowa nie tworzy obowiązku zgłoszenia po stronie najemcy — obowiązek ciąży wyłącznie na wynajmującym (art. 19b ustawy) — ale warto wpisać do umowy klauzulę informacyjną, że wynajmujący zgłosi umowę do US w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu. Jeżeli tego nie zrobi, najemca może powołać się na ten zapis i traktować umowę jako zwykłą, nie okazjonalną, ze wszystkimi konsekwencjami dla ochrony lokatorskiej.

Kaucja w najmie okazjonalnym pełni tę samą funkcję co w najmie zwykłym: zabezpiecza ewentualne należności wynajmującego z tytułu zniszczeń ponadnormatywnych, zaległego czynszu i opłat. Limit ustawowy to sześciokrotność miesięcznego czynszu (art. 19a ust. 4), ale rynkowo dwie stawki czynszu już są wysoką kaucją — większość ofert mieści się w jednej.

Umowa powinna jasno opisywać: termin wpłaty kaucji (zwykle przy podpisaniu umowy lub przed wydaniem kluczy), numer rachunku do wpłaty, termin zwrotu (ustawowo niezwłocznie po opróżnieniu lokalu, nie dłużej niż w ciągu miesiąca — art. 6 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów stosowany odpowiednio) oraz katalog dopuszczalnych potrąceń. Bez tych elementów rozliczenie zwykle kończy się sporem.

Protokół zdawczo-odbiorczy nie jest wymagany przez ustawę, ale w praktyce jest dokumentem, bez którego nie da się rzetelnie rozliczyć kaucji. Spisz stany liczników (energia, gaz, woda zimna i ciepła, ciepło systemowe), liczbę kluczy, listę wyposażenia, widoczne usterki i wykonaj zdjęcia. Protokół powinien być załącznikiem do umowy i być podpisany przez obie strony w dniu wydania lokalu. Szczegóły rozliczeń kaucji opisaliśmy w osobnym artykule o kaucji za wynajem mieszkania.

Najem okazjonalny nie istnieje jako szczególna forma najmu, dopóki wynajmujący nie zgłosi go w urzędzie skarbowym właściwym dla miejsca zamieszkania w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu (art. 19b ust. 1 ustawy). Termin biegnie od dnia rozpoczęcia najmu, nie od daty podpisania umowy — to subtelność, która w praktyce rzadko ma znaczenie, ale formalnie jest istotna.

Konsekwencja braku zgłoszenia jest dotkliwa: umowa traci status najmu okazjonalnego i działa jak najem zwykły regulowany Kodeksem cywilnym i ustawą o ochronie praw lokatorów (art. 19b ust. 3 ustawy). Cała inwestycja w akt notarialny, lokal zastępczy i procedurę staje się bezużyteczna z perspektywy szybkiej eksmisji. Pieniądze za notariusza nie są zwracane.

Procedura zgłoszenia jest stosunkowo prosta: wynajmujący składa pisemne zgłoszenie zawierające informację o zawarciu umowy najmu okazjonalnego, daty rozpoczęcia najmu i strony. Szczegóły procedury, druk, sposoby złożenia (osobiście, pocztą, ePUAP) i konsekwencje opóźnienia opisaliśmy w osobnym artykule o zgłoszeniu umowy najmu w urzędzie skarbowym.

Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny opisano według brzmienia ustawy z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz.U. 2001 Nr 71 poz. 733 z późn. zm.) oraz Kodeksu cywilnego, na dzień publikacji. Stawki taksy notarialnej są maksymalne, faktyczna cena może się różnić w zależności od kancelarii. W konkretnej sprawie zalecamy konsultację z prawnikiem lub notariuszem.