Jak rozliczyć wynajem w PIT-28 — przychody, progi i wysyłka

Od 2023 r. najem prywatny rozlicza się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Przychód z takiego najmu wykazuje się w PIT-28. Nie należy mieszać tego źródła z najmem w działalności gospodarczej bez sprawdzenia właściwej formy opodatkowania. Podstawy opisuje Ministerstwo Finansów — dochody z najmu.

Jeżeli oprócz najmu otrzymujesz wynagrodzenie z pracy, może być potrzebne także inne zeznanie dotyczące tego wynagrodzenia. Złożenie jednego formularza nie zastępuje wszystkich pozostałych obowiązków. Gdy łączysz działalność i najem prywatny, ustal właściwe źródła oraz formularze; nie zakładaj, że zawsze trzeba składać dwa odrębne PIT-28.

Przygotuj umowy i aneksy, zestawienie rzeczywiście otrzymanych płatności oraz potwierdzenia wpłat ryczałtu. Zapisz kwoty i daty wpływu, odróżniając czynsz od innych rozliczeń. Zestawienie z konta pomaga wykryć pominięcia i podwójne liczenie wpłat; nie musi ono jednak odpowiadać samej sumie wszystkich przelewów opisanych jako „najem”.

W najmie prywatnym znaczenie ma przychód otrzymany lub postawiony do dyspozycji. Zgodnie z wyjaśnieniem MF opłaty, do których ponoszenia umowa zobowiązuje najemcę, np. za media, nie stanowią przychodu wynajmującego również wtedy, gdy pośredniczy on w ich zapłacie. Sprawdź treść swojej umowy; nie odejmuj automatycznie wszystkich kosztów utrzymania mieszkania od przychodu.

Ryczałt jest podatkiem od przychodu, nie dochodu po odjęciu remontu czy rat kredytu. Zasady dotyczące dopuszczalnych odliczeń są odrębną kwestią. Rozdziel więc ustalenie przychodu z najmu od późniejszego sprawdzenia ulg, do których rzeczywiście masz prawo.

Jeżeli istnieje wspólność majątkowa, najem wspólnego majątku małżonkowie co do zasady rozliczają po połowie, każde we własnym PIT-28. Mogą złożyć oświadczenie o opodatkowaniu całości tych przychodów przez jednego małżonka. Po spełnieniu tych warunków próg stawki 8,5% wynosi 200 000 zł; 12,5% dotyczy nadwyżki. Potwierdza to instrukcja MF do PIT-28 za 2025 r..

Rozliczenie całości przychodów przez jedną osobę nie jest wspólnym małżeńskim zeznaniem PIT-28. Nie szukaj fikcyjnej opcji „rozliczenia łącznego” ani załącznika przeznaczonego rzekomo do takiego rozliczenia. Właściwy podatnik wykazuje przychód zgodnie ze skutecznie dokonanym wyborem.

Oświadczenie składa się do 20. dnia miesiąca po miesiącu pierwszego przychodu w danym roku albo do końca roku, gdy pierwszy przychód uzyskano w grudniu. Wybór trwa również w kolejnych latach do rezygnacji dokonanej na właściwych zasadach. Najem majątku osobistego i nietypowe sytuacje wymagają odrębnej oceny; MF opisuje warunki i terminy.

Wybierz formularz za właściwy rok, cel złożenia i swoje prawidłowe dane. Przychody z najmu prywatnego wpisz w części dotyczącej najmu poza działalnością gospodarczą. Korzystaj z nazw pól oraz oficjalnej instrukcji PIT-28, nie z numerów rubryk przeniesionych z innej wersji formularza.

Sprawdź podział przychodu między stawki: zasadniczo 8,5% do 100 000 zł i 12,5% od nadwyżki, z progiem 200 000 zł dla małżonków spełniających opisane warunki. Porównaj ryczałt wynikający z rocznego rozliczenia z faktycznie wpłaconymi kwotami i sprawdź dopłatę lub nadpłatę.

Jeżeli korzystasz z odliczeń, sprawdź warunki konkretnej ulgi, limity i zakaz podwójnego odliczenia. Załączniki zależą od rodzaju ulgi; nie każda ma osobny formularz. Przykładowo instrukcja MF wskazuje PIT/O przy uldze termomodernizacyjnej. Dokumenty potwierdzające prawo do odliczenia należy zachować.

Po zalogowaniu do e-Urzędu Skarbowego otwórz Twój e-PIT i wybierz PIT-28 za właściwy rok. Uzupełnij rzeczywiste przychody z własnej dokumentacji i sprawdź pozostałe dane. Nie zakładaj, że urząd wyliczył pełny przychód z samych wpłat ryczałtu.

PIT-28 nie jest automatycznie akceptowany. Trzeba go samodzielnie uzupełnić, zaakceptować i wysłać. To inna zasada niż automatyczna akceptacja części zeznań PIT-37 i PIT-38. Komunikat Ministerstwa Finansów dotyczący rozliczenia za 2025 r. wprost wskazuje ten obowiązek.

Po wysyłce sprawdź potwierdzenie prawidłowego złożenia i pobierz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Sam zapis roboczy lub podgląd formularza nie jest potwierdzeniem złożenia. Dostępne są także formularze online e-Deklaracje oraz droga papierowa, zgodnie z aktualnymi instrukcjami MF.

Dopłatę z rocznego PIT-28 kieruje się na własny mikrorachunek podatkowy, z oznaczeniem właściwego rozliczenia. Dla rozliczenia rocznego używa się symbolu PIT-28; PPE dotyczy wpłat ryczałtu w trakcie roku. Nie należy przedstawiać ich jako dowolnie zamiennych. Podstawowe zasady płatności opisuje MF w informacji o najmie.

Termin rozliczenia za 2025 r. upłynął 30 kwietnia 2026 r. Jeżeli dopłata jest spóźniona, sprawdź zaległość oraz odsetki według stawek i zasad obowiązujących w odpowiednich okresach. Nie podajemy jednej stałej stawki odsetek na cały rok ani obietnicy obniżonych odsetek przy każdej korekcie.

Przy nadpłacie sprawdź dane rachunku oraz status rozliczenia w e-Urzędzie Skarbowym. Czas i sposób zwrotu zależą m.in. od formy złożenia zeznania i sytuacji podatnika. Brak numeru konta nie oznacza, że pieniądze automatycznie przepadają po dowolnie przyjętym terminie.

Jeśli zeznanie zostało już złożone z błędem, sprawdź możliwość korekty i uzupełnij poprawne dane za właściwy rok. Jeśli nigdy nie zostało złożone, nie nazywaj pierwszego złożenia korektą. Zachowaj umowy, historię wpłat oraz potwierdzenia rozliczeń.

Korekta, odsetki, czynny żal i przedawnienie mają własne warunki. Nie można obiecać, że dowolna korekta automatycznie wyłączy odpowiedzialność, obniży odsetki lub rozpocznie od nowa termin przedawnienia. Przy zaległościach, rozpoczętych czynnościach urzędu lub rozliczeniach sprzed 2023 r. skorzystaj z informacji Krajowej Informacji Skarbowej lub doradcy podatkowego.

Przegląd tego artykułu: 6 września 2026 r. Źródła: MF — dochody z najmu, MF — PIT-28 za 2025 r. oraz MF — termin i zasady wysyłki rozliczenia za 2025 r.. Materiał dotyczy typowego najmu prywatnego, nie zastępuje indywidualnej porady podatkowej. Więcej o samym podatku: Ryczałt od najmu.